כיצד להכין דוח שנתי של חברה

חברות רבות, ללא קשר לצורת הבעלות שלהן, מכינות מדי שנה דוחות ציבוריים על תוצאות פעילויות שנתיות. מסמכים אלה משמשים כמקור מידע לציבור הרחב, ובו בזמן - הם מהווים עדות גלויה לעילותו או היעילותו של הארגון.

החלטת ישיבת בעלי המניות לגבי גורלה העתידי של החברה, הערכת הציבור על פעילות הארגון וכו 'עשויה להיות תלויה עד כמה הדוח השנתי מוכן היטב, כלומר, המומחה או היחידה המבנית המפתחת את הדוח השנתי צריכים להיות מודעים לכך שלא רק המוניטין תלוי באיכות המסמך הסופי, אלא גם פיתוח נוסף של הארגון.

לעתים קרובות המשימה להכין את הדו"ח השנתי נעוצה על מחלקת האנליזה או על יחידה מבנית אחרת המבצעת את תפקידי אוסף המידע על פעילויות החברה כולה לתקופה השנתית.

תלוי בסוג הפעילות של הארגון ואופי הקהל שלשמו מיועדים המסמכים, הדו"ח עשוי להיות מעוצב בסגנון מסמכים פנימיים או מידע ציבורי עבור מגוון רחב של קוראים. הסגנונות של התיעוד הפנימי מכובדים בגלל הדיווחים המוצגים למייסדי ובעלי המניות של החברה. במקרה זה, תשומת לב רבה יותר בדוח מופנית לאינדיקטורים פיננסיים, יעילות כלכלית ותוצאות העבודה להשגת יעדי המפתח המתוארים בתוכנית.

לדיווח פומבי, אשר ככלל מתפרסם באתר הרשמי לצפייה בציבור, נדרש תיאור מפורט יותר של פעילות הארגון, משימותיו ומשימתו. מספר מידע שנמסר זקוק להסבר מפורט, אשר עבורו מכינים קטע נפרד. ככלל, שירותי אנליטיקה מעורבים בפיתוח דוח ציבורי בשיתוף פעולה הדוק עם מומחי יחסי ציבור, המסוגלים להתאים את המידע בהתאם למשמעותו.

ללא קשר לאופי קהל היעד של הדוח, לכל מסמך סופי יש קיבוץ ברור לחלקים. בחלק הראשון, ככלל, ניתנות המשימות שנקבעו לארגון והתוצאות להשגתן. להלן התוצאות הכספיות לשנה ותוצאות הייצור.

החלק האחרון, ככלל, הוא פעילות החברה בכיוון החברתי. ככלל, מידע זה נכלל בדו"ח ציבורי, המציג את תוצאות המדיניות החברתית של החברה. כחומרים להכללה בדו"ח, מידע על תגמול נציגי הארגון על הישגים גבוהים בתחום התמיכה החברתית, תוצאות פעילויות צדקה וכו '.

יש לזכור כי בעת בחירת מידע לשיקוף בדוח, יש לשמור על האובייקטיביות של המידע שנמסר. יש להקפיד על כלל זה גם אם תוצאות ביצועי החברה במדדים בודדים אינן רחוקות מלהיות אידיאליות או מעידות על יעילות עבודה מספקת. אם כבר מדברים על כך, הדוח צריך לשקף את הסיבות האפשריות המובילות לתוצאות דומות, כמו גם לתקן את תשומת ליבו של הקהל על הכוונה הנחרצת לחסל את הבעיה בתקופה העתידית.