כיצד לארגן ניירת

ניירת - עבודה עם מסמכים ותמיכה בתיעוד לניהול בארגון מסוים זה, הנשלט על ידי GOST R 51141-98 "ניירת וארכיון. מונחים והגדרות." ארגון העבודה המשרדית מורכב בארגון הרישום, האחסון והשימוש במסמכים נכנסים, יוצאים ופנימיים בפעילות השוטפת של המיזם.

מדריך הוראות

1

כשאתם מארגנים עבודה פקידותית, קבעו אם החברה, הארגון שלכם, יחידות או סניפים מרוחקים גיאוגרפיים, קחו בחשבון עובדה זו ושקולו מנגנון ליצירת קשרים עם יחידות אלה. המערכת הדתית בהן צריכה להיות זהה למשרד הראשי על מנת להימנע מבעיות במהלך ההרשמה והניירת.

2

חשבו באיזו צורות ניירת קיימות תוכלו להשתמש: ריכוזי, מעורב או מבוזר. בחירתם קובעת את מבנה הארגון (בין אם יש לו יחידות מרוחקות גיאוגרפית) ואת הציוד הטכני של שירות ניהול המשרדים. אם שירות זה קטן ולא ניתן טכנית, אז חלק מפונקציותיו מועבר ליחידות. במקרה זה, ניירת מעורבת מתרחשת. במקרה ושירות זה מצויד בכל כוח האדם, החומרה והתוכנה הנדרשות, הרי שתהיה ריכוזיות של צורה זו של רישום.

3

בכל יחידה מבנית בחר יחידת איוש מיוחדת שתבצע ניירת. אם זה לא אפשרי, יש למנות עובד אחר שישלב את מילוי תפקידו העיקרי עם תפקיד הפקיד.

4

קבעו את מספר המקרים ואת המינוח, אשר יכללו את כל המסמכים הנכנסים, היוצאים והפנימיים. אם מדובר במסמכים מארגון גבוה יותר (הורה), הם מוגשים לראש לשיקול; יש להגיש מסמכים של ארגונים כפופים לשיקולתו של המשנה לראש האחראי על עבודתם. בהתאם לכך, פניות של אזרחים - לסגן זה, המחויב לעבוד עם האוכלוסייה.

5

לאחר שזיהית את מעגל הכתבים, צור מסווג באמצעותו תוכל לקבוע מייד לאיזו קבוצת הכתבים מסמך זה שייך. לדוגמה, הקצה קוד 01 לרשויות ציבוריות, קוד 02 למכתבים של ארגון גבוה יותר, קוד 03 לספקים, קוד 04 ללקוחות וכו '. זה יעזור לייעל את תנועת המסמכים בתוך הארגון.

6

החליטו באיזו צורה תתבצע זרימת העבודה - במגזין או בכרטיס. שתי הטפסים מיושמים בתוכניות מיוחדות לניהול מסמכים אלקטרוניים. אם עדיין אינך יכול לרכוש תוכנית כזו, השתמש בכתבי עת אלקטרוניים לרישום מסמכים; הם יכולים להורג ב- Excel.