כיצד לארגן קבלת טובין

יש לתעד כראוי כל תנועה של ספק מספק לספק לצרכן, לשם כך משתמשים במספר מסמכי משלוח המסדירים את כללי ההובלה ואת תנאי משלוח הסחורה.

מדריך הוראות

1

תעודת המשלוח שייכת למסמכי המשלוח, בהם ניתן להשתמש בהזמנות אשראי והן בהוראת חיוב. יש לערוך מסמך זה כראוי. על החשבונית להכיל מידע על המוצר, כמותו, מחירו עבור כל פריט והסכום הכולל, מספר ותאריך הנפקת המסמך. החשבונית מנוסחת על ידי הגורמים האחראים כאשר משוחררים הסחורה במחסן וכשהם מתקבלים בארגון הסחר, יש לאשר אותה על ידי חותמות עגולות של הספק והמקבל.

2

רישום טובין שהתקבל מבוסס על סעיף 2.1. "המלצות מתודולוגיות על חשבונאות ורישום פעולות קבלת פנים, אחסון וסילוק טובין בארגוני סחר." כל המסמכים הנלווים (חשבונית, שטר מטען וכדומה) חותמים וכל התקבולים נשמרים בכתב העת "קבלת טובין" המציין את שם, מספר ותאריך מסמך הקבלה וכן מידע על המוצר. לאחר קבלת הטובין, לא ניתן עוד לעיין בנתונים במסמכים הנלווים. יש להוון את המוצר ביום קבלתו, אחרת, רשומה בדוח המוצר הערה המציינת את הסיבות לחוסר האפשרות של היוון הטובין ביום קבלתו בפועל.

3

במקרה של אי התאמה בין הסחורה שהתקבלה לרשימה התיעודית, היא מאומצת על ידי ועדה מיוחדת, ונוצרת "תעודת הקבלה". אם הפערים נוגעים לכמות הסחורה ואיכותם, יש לערוך "חוק לקביעת אי התאמות באיכות ובכמות בעת קבלת ערכי מלאי", ונציגים של הספק והאדם האחראי מהותית חייבים להיות נוכחים. אם מתגלה עודף טובין, נוכחות נציגי ספקים היא אופציונלית.