כיצד ליישם גישה תהליכית
החל מהטמעת מערכת ניהול איכות, כולנו עומדים בפני הדרישה הבסיסית של ISO 9001-2008 לגבי יישום הארגון של גישה תהליכית לניהול. יישום גישת התהליך ידרוש מאמצים בולטים מצד מנהל הארגון, אך השפעת יישום זה לא תעלם.
הצעד הראשון הוא להציג את עבודתו של הארגון כולו כשילוב של פעילויות מסוגים שונים על מנת להפוך את הציפיות, הצרכים והדרישות של לקוחותיהם למוצרים (שירותים) להם הם זקוקים. על מנת שעבודת הארגון תהיה הרמונית ותביא לתוצאות הרצויות, יש לייצג את כל פעילויות הארגון כתהליכים שהופכים תשומות (חומרים, מידע וכו ') לתפוקות (מוצרים, שירותים, מידע מעובד וכו').
לכל תהליך שנבחר, יש לקבוע אילו משאבים (כספיים, חומרים, אנושיים וכו ') יש לספק לו ומה צריכה להיות התוצאה הספציפית של כל תהליך. בנוגע לתוצאות התהליך, יש לציין שככל שמתגבשות בצורה ברורה יותר את הדרישות לתוצאה, כך יהיה קל יותר לצוות להבין את היקף תרומתם לפעילות הארגון, כך תהיה מערכת ניהול הארגון כולה שקופה יותר.
כדי להבטיח בקרת תהליכים, מוקצה בעל תהליכים. בעל התהליך הוא האדם שמנהל את התהליך ואחראי להשגת התוצאה הרצויה של התהליך.
כדי להבטיח אפשרות לשיפור מתמיד של פעילויות הארגון, יש לספק מראש אפשרות לצבירה וניתוח שיטתי של נתונים על יעילות תהליכים ויעילותם.
לאחר סיום החלק המתודולוגי של העבודה על יישום גישת התהליך, תוכלו להתחיל בצעדים מעשיים. ראשית, יש צורך לערוך תדריכים מתאימים של אנשי הצוות על גישת התהליך, להביא דרישות לתוצאות התהליכים, להבטיח כי הצוות יבין את הקשר בין כל תהליכי הארגון ואת החשיבות של כל תהליך בתוצאות הכוללות של הארגון.
על מנת להבטיח את מעורבותם של אנשי צוות בתהליך שיפור מתמיד של פעילויות הארגון, כדאי לפתח מראש מערכת מוטיבציה מתאימה של אנשי צוות, שמכוונת אנשי צוות להשיג את התוצאות הנדרשות.
