כיצד לכתוב מכתב לספק

התכתבויות עסקיות מחייבות עדינות, במיוחד כשמדובר במכתבים לספק, מכיוון שהסיבה לערר עשויה להיות אי מילוי חובות לא רק מצידו, אלא גם מצד הארגון שלך.

מדריך הוראות

1

אם זו הפעם הראשונה שלך שאתה פונה לספק להזמנת מוצרים ממנו, השתמש בטופס הבקשה הסטנדרטי למסירת מוצרים שהוקמה על ידי אותו ארגון. אם הצהרה זו לא פורסמה אלקטרונית באתר הארגון, כתוב מכתב בסגנון חופשי.

2

אם אתם מזמינים כמה סוגים של מוצרים בכמויות שונות, הזמינו הזמנה בצורת טבלה עם שם, מאמר, צבע המוצר, במידת הצורך. רשמו חובות לתשלום עבור הטובין שהוזמנו, ציידו בספק את פרטי הארגון שלכם, על סמך נתונים אלה הספק יכין חוזה. בסוף המכתב, הביעו את תקוותיכם לשיתוף פעולה נוסף המועיל הדדית.

3

אם מכתבך לספק נוגע למילוי פסול על ידו מהתחייבויות על פי החוזה, משלוח בטרם עת של סחורה או סחורה באיכות, בדרגה או בסוג הלא נכון, השתמש במחזורים "לפי מכתב זה אנו מודיעים לך …", "אנו מיידעים אותך …". ציין בבירור את הסיבה לכך שאינך יכול לקבל את הסחורה שנשלחה. עיין בחוזה או בבקשת החוזה, המציין כמה יחידות ואיזה סוג מוצר היה צריך לספק לך הספק. במקרה זה, יהיה קל יותר לספק לתקן את טעותו.

4

אם מכתבך נוגע לחוסר האפשרות לשלם עבור הסחורה בפרק הזמן שנקבע על ידי החוזה, הודע לספק על כך בצורה הרכה ביותר אך באותה עת רשמית. השתמש במחזורים "אנו מתנצלים על איחור בתשלום …", "בגלל הנסיבות, איננו יכולים לשלם את החשבונות לפני …".

5

אמור לצד שכנגד בדיוק מתי אתה מתכוון לשלם לו את החוב, וכי התחייבות זו תובטח שתמומש על ידי הארגון שלך. בסוף המכתב, הביעו את התקווה שהפרק הזה לא ישפיע על השותפויות שלכם לטווח הארוך.