דוח הוצאות: כיצד למלא מסמך

כל מסמך המבוסס על קבלת כסף דורש את הטופס הנכון. אם הארגון סיפק לעובד כספים לצרכים כלשהם, יש צורך להתייצב עבורם על ידי מילוי דוח הוצאות.

מי צריך למלא את דוח ההוצאות

המנהל לא יכול לתת כסף לארגון עבור אף עובד ללא סיבה. בתחילה, יש לקבוע רשימת עובדים שיש להם את הזכות לקבל מזומן מקדמה באמצעות דוח עוקב. לשם כך יש לערוך ולהוציא צו מיוחד.

אם הכפוף זקוק לכספים לביצוע עסק כלשהו, ​​עליו לספק לדירקטור הצהרה על צורה חופשית. זה נדרש לציין את הסכום הנדרש ואת המטרה שלשמה מבוקש הכסף. אם הבמאי מסכים עם ההצהרה, אז הוא חותם באופן אישי על ההצהרה ומציין כמה הוא מאפשר ללוות כספים ולכמה זמן.

חשוב לציין שניתן להנפיק מזומנים רק לעובד שכבר אחראי במלואו לכל הסכומים שקיבלו בעבר.

לעיתים עובד עשוי להזדקק לייפוי כוח, אותו יש לבצע מטעם הארגון על פי המודל הקבוע מס 'M-2 או מס' M-2a. טפסים אלה אושרו כבר בשנת 1997 בהחלטה של ​​שירות הסטטיסטיקות הפדרליות של המדינה הפדרלית.

על הכסף שהוצא במחלקת הנהלת החשבונות בארגון, על עובד להתייצב. יש תקופה מסוימת בה יש צורך למלא ולהגיש דוח הוצאות. זה 3 ימים מתום התקופה שציין ראש הארגון בטופס הבקשה.

אם ניתנו לעובד כספים לצורכי נסיעות עסקיות, עליו להתייצב עבורם בשלושת ימי העסקים הבאים לאחר החזרה מנסיעת עסקים.

כיצד אישור ההוצאה לצורך דוח הוצאות

אם נשאר לעובד כסף, אז הוא לא יוכל להחזיר אותו לקופאית סתם כך. ראשית עליכם לאסוף את כל המסמכים המאשרים כי הכסף הוצא במיוחד עבור הצרכים להם הועמדו. זה יכול להיות צ'קים במזומן וסחורות, כרטיסים, קבלות, מעשים וצורות אחרות של דיווח קפדני.

לאחר קבלת כל מסמך כזה, חובה לבדוק אם ניתן לקרוא את התאריך, הסכום והפרטים.

כל המסמכים לעובד יצטרכו להימסר לחשבונאות.

מה קורה אם דוח ההוצאות לא מולא כראוי

אם העובד הוצא להורג בצורה שגויה או לא מסר את הדוח המקדמי תוך 3 ימים, רשות הפיקוח תבחן בכספים שהתקבלו כהכנסה, עליהם יהיה צורך לגבות את דמי הביטוח ואת מס ההכנסה האישי. אם בהמשך העובד בכל זאת מספק את כל המסמכים הדרושים ודוח, אז החשבונות יצטרך לבצע חישוב מחדש.

עובד מורשה בארגון רשאי לעכב את הסכום שעבורו לא נמסר דו"ח משכר העובד.

כללים בסיסיים להכנת דוח הוצאות

הבסיס למתן דו"ח ההוצאות הוא הכללים הבאים:

1. יש לתמוך בדוח ההוצאות על ידי מסמכים המאשרים את הסכומים שהוצאו.

2. יש להגיש מסמכים לא יאוחר משלושה ימי עסקים לאחר סיום נסיעת העסקים, התקופה שציין המנהל או מרגע היציאה לעבודה לאחר מחלה או חופשה.

3. דוח נערך בצורה מיוחדת מס 'AO-1. כמו כן מותר להשתמש בטופס דוח ההוצאות, שאושר על ידי ראש הארגון.

4. רק המנהל חייב להיות אחראי לאישור דוח ההוצאות.

5. את דוח ההוצאות ממלא העובד שהוציא את הכסף. כמו כן, יש להזין מידע מסוים על ידי רואה החשבון.

בדוח ההוצאות יש לציין את הנתונים הבאים:

1. מידע על החברה שהנפיקה את העובד כסף.

2. מידע על העובד שקיבל כספים מהארגון.

3. המטרה שלשמה יש צורך לספק כסף לעובד החברה.

4. כמות.

5. נתונים על כל ההוצאות עם אישור.

6. איזון, אם בכלל.

בסיום מונחות חתימות עובדי ועובדי מחלקת הנהלת החשבונות, שהנפיקו כסף וקיבלו את יתרת הדברים.

לא נדרשים חותמות בדוח ההוצאות. הסיבה לכך היא שהמסמך פנימי. ואינו חורג מהארגון. בנוסף, מאז 2016, לכל הישויות המשפטיות, ולא רק ליזמים בודדים, כל זכות שלא לאשר את המסמכים שלהם עם חותמות וחותמות.

הדוח הושלם בעותק יחיד. זהו חלק מהתיעוד המקורי ואסור לטעות בעיצובו. אם מסיבה כלשהי לא ניתן היה להימנע מכתמים או ממילוי שגוי, אז עדיף לקחת טופס חדש ולמלא אותו בדרך חדשה.