כיצד לייעל חוזי אספקה

יש לשמור על תיעוד החברה. כך שתוכלו למצוא בקלות את החוזה המתאים לאספקת סחורה בין ניירות עסק אחרים, כדאי ליצור עבורם מדף או תיקיה נפרדים. אבל לא רק זה. צריך להתייעל גם את החוזים עצמם.

מדריך הוראות

1

אסוף את כל החוזים שאתה רוצה למקם ולהעריך אותם. שימו לב באיזו תדירות הם מסכמים ואילו בני זוג. זה יעזור לכם לבחור דרך לסווג מסמכים.

2

אם ישנם שותפים רבים, דרך להסדיר את החוזים עד למועד כריתתם מתאימה יותר. במקרה בו, לאורך תקופה ארוכה, מתקשרים חוזים עם אותן חברות, ניתן לקבץ אותם על ידי צדדים נגדים לקטגוריה (תיקיה) נפרדת. ובמקרים מסוימים, די פשוט לסדר את ההסכמים בסדר אלף-בית לפי שמות החברות השותפות.

3

לא משנה באיזו שיטה תבחרו, אל תשכחו שהתיקיות הנפוחות מאוד לא נוחות לשימוש. עיין בחוזים והסר מהערמה המשותפת את אלה שפג תוקפם. צור תיקיה נפרדת עבורם. חוזים מסוג זה מיושמים לרוב רק ממקרה למקרה, בעבודה יומיומית הם אינם נדרשים.

4

כשאתה מסדיר חוזים בסדר כרונולוגי, דבק בעקרונות הכלליים של שמירה ואחסון תיעוד. בתיקיות המשמשות לעתים קרובות, חוזים שנחתמו לאחרונה ממוקמים בראש. להלן מסמכים עם תאריך יעד מוקדם יותר. בעת הגשתך בארכיון, להפך, הראשון צריך להיות למעלה, והחוזה האחרון שחתם להלן.

5

השתמש בטושים, בתוויות, בסימניות ובציוד משרדי אחר כדי להפריד חזותית קטגוריה אחת משנייה. וודאו כי תוחמים אלה מודגשים בבירור בתיקיה. זה יאפשר מאוד את החיפוש אחר המסמכים הדרושים.

6

לאחר שכל החוזים לאספקת סחורה מונחים בתיקיה בצורה מתאימה, הקפידו לערוך פנקס מסמכים. קח אותו על הכריכה או הכנס אותו לתיקיה מעל כל החוזים. השאר שורות ריקות ברישום. בעת הכנסת חוזה חדש, הזן מידע עליו בפנקס.